arsip sistem subjek atau masalah

FILING SISTEM MASALAH

Penyimpanan Arsip Sistem Subjek / Pokok Masalah  

Suatu sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan  pokok masalah atau perihal surat yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. maka petugas arsip harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dpermaslahkan dalam surat-surat setiap harinya

Kelebihan Sistem Subjek  :
a. Apabila Prihalnya sudah diketahui maka mudah untuk menemukan kembali suratnya
b. Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

c. Kode masalah hanya diketahui oleh suatu instansi tertentu

Kelemahannya Sistem Subjek :
a. Sulit mengklasifikasikannya, karena terdapat beraneka ragam maslah yang hampir sama, padahal berbeda satu sama lainnya.
b. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

c.   Hanya orang yang memiliki pengetahuan tinggi yang mengetahui kode masalah tersebut.

d.   Karena kode disesuaikan dengan instansi maka orang tersebut harus hafal kode yang digunakan dalam instansi

Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:
Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.
Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.
Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)
Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)
berikut contohnya.
Masalah Utama
Masalah
Sub Masalah
Kp : Kepegawaian
Cuti
a. Cuti Melahirkan
b. Cuti Sakit
c. Cuti Tahunan
Mutasi
a. Kenaikan golongan
b. Masa kerja
c. Tunjangan keluarga
d. Alih tugas
e. Jabatan
untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja.
Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau perlengkapan seperti berikut ini.
1. Filing cabinet; jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama
2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
3. folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
4. Kartu Indeks
5. Rak Sortir
6. Lemari kartu indeks